Wat moet er op een factuur voor een bol-bestelling staan?

Het korte antwoord

Een factuur voor een bestelling via bol.com is gewoon een btw-factuur. De Belastingdienst bepaalt welke gegevens erop moeten. bol vraagt daar een paar dingen bij, zoals het bol-bestelnummer, en verbiedt een paar dingen, zoals je rekeningnummer. In dit artikel lees je beide lijsten, wanneer je een factuur moet maken en hoe een correcte factuur eruitziet.

Alles hieronder is nagelezen op de pagina's van de Belastingdienst en van bol zelf. De links staan onderaan.

De wettelijke eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst noemt deze gegevens als verplicht op een factuur:

• je volledige naam en die van je afnemer (je juridische naam, of je handelsnaam als die met adres bij de KvK staat);
• je volledige adres en dat van je afnemer, het echte vestigingsadres (alleen een postbus is niet genoeg);
• je btw-identificatienummer, met landcode NL;
• je KvK-nummer, als je ingeschreven bent;
• de factuurdatum;
• een factuurnummer;
• bij goederen: de soort en de hoeveelheid;
• de leverdatum (of de datum van een vooruitbetaling);
• het bedrag exclusief btw, met aparte bedragen per btw-tarief en eventueel de prijs per stuk;
• het btw-tarief;
• het btw-bedrag.

Factuurnummers moeten opvolgend zijn. Je mag één of meer reeksen gebruiken, maar elk nummer mag maar één keer voorkomen. Dat is handig als je meerdere verkoopkanalen of verkoopaccounts hebt: geef elk kanaal een eigen reeks, bijvoorbeeld met een voorvoegsel.

Je bewaart facturen zeven jaar, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd. Een pdf bewaar je dus als pdf. Gebruik je de Unieregeling (OSS), dan geldt voor die verkopen een bewaartermijn van tien jaar.

Wat bol extra vraagt

bol publiceert op het partnerplatform een eigen lijst voor facturen aan zakelijke klanten. Die lijst lijkt op die van de Belastingdienst, met een paar verschillen:

• Het bol-bestelnummer. Zo kan de klant de factuur koppelen aan zijn bestelling in zijn bol-account.
• De leverdatum van het artikel. Die staat ook in de wet, maar wordt vaak vergeten als je alleen een factuurdatum gebruikt.
• Je contactgegevens, naast je naam en adres.
• Het btw-id van de klant, alleen bij een buitenlandse zakelijke klant en een intracommunautaire levering van goederen.
• Een vermelding als het om een intracommunautaire levering gaat.
• Het totaalbedrag inclusief btw.

Heeft de klant bij het bestellen geen KvK- of btw-nummer opgegeven? Dan hoef je dat volgens bol ook niet op de factuur te zetten.

Wat er niet op de factuur mag

Dit deel vergeten veel verkopers, en hier kun je echt problemen krijgen. bol noemt drie dingen.

"Vermeld geen rekeningnummer op de factuur."

bol partnerplatform, Factuur voor zakelijke klanten

1. Geen rekeningnummer. De klant heeft al via bol betaald. Een IBAN op de factuur zorgt alleen voor verwarring of een dubbele betaling.
2. Geen eigen kosten. De commissie die je aan bol betaalt en je verzendkosten horen niet op de factuur aan de klant. Die kosten zijn een zaak tussen jou en bol.
3. Geen link naar je website. Op de pagina over zelfpromotie staat als voorbeeld van wat niet mag: een link naar je website op je factuur, ook als onderdeel van je contactgegevens. Dat geldt net zo goed voor je webshop of je socialmediapagina's.

Een e-mailadres en telefoonnummer als contactgegevens zijn wel normaal. Het gaat bol om verwijzingen naar je eigen winkel buiten bol.

Een voorbeeld met alle velden op een rij

Zo ziet een factuur voor een Nederlandse klant eruit die twee artikelen kocht, één met 21% en één met 9% btw. De bedragen zijn verzonnen, de velden niet.

Wat er bewust niet in de tabel staat: een IBAN, je websiteadres, de bol-commissie en je verzendkosten.

Particuliere en zakelijke kopers

Aan andere ondernemers moet je altijd een factuur geven. Aan particulieren hoeft dat volgens de Belastingdienst meestal niet, op een paar uitzonderingen na (zoals nieuwe vervoermiddelen naar een ander EU-land). Bij afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen hangt het af van de regeling die je gebruikt: met de Unieregeling (OSS) volg je de Nederlandse factuurregels en hoef je voor de btw geen factuur uit te reiken.

Bij bol werkt het in de praktijk anders dan die wettelijke ondergrens doet vermoeden:

• bol geeft bij elke bestelling automatisch aan of die vanuit een zakelijk account is geplaatst.
• Elke klant kan in zijn bol-account een factuur aanvragen, ook als hij niet zakelijk bestelde.
• Een factuurverzoek moet je binnen 24 uur beantwoorden, en het verzoek sluit pas als je een factuur uploadt.

Je moet dus voor elke bestelling een factuur kunnen maken, ook voor particulieren. Het makkelijkste is om meteen bij de zending een factuur te maken en te uploaden. Dan komt er geen verzoek. Hoe dat werkt, lees je in factuurverzoek van bol binnen 24 uur beantwoorden.

Taal, bestandsformaat en één factuur per zending

De technische eisen van bol staan in de documentatie van de Retailer API. Ze gelden ook als je met de hand uploadt:

• Pdf, maximaal 2 MB. Andere formaten worden niet geaccepteerd.
• Per zending, niet per bestelling. Wordt één bestelling in twee zendingen verstuurd, dan upload je twee facturen.
• Eén factuur per zending. Een zending die al een factuur heeft, krijgt geen tweede. Verwijderen kan alleen in het verkoopaccount, niet via de API.
• In de taal van het land van de klant. In België, waar Nederlands en Frans naast elkaar bestaan, sluit je aan bij de taal van de klant. bol biedt zelf een voorbeeldfactuur in het Nederlands en het Frans.

Blokkeert bol je pdf als onveilig? bol adviseert dan om het bestand opnieuw af te drukken als pdf, met de printeroptie "Print to PDF" of op een Mac via Voorvertoning en Exporteer als pdf.

De KOR, België en zakelijke klanten in de EU

Je gebruikt de kleineondernemersregeling

Met de KOR zet je geen btw op de factuur. Geef je een factuur, dan vermeld je daarop dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. bol vraagt nog steeds om een upload bij een factuurverzoek, dus ook dan maak je een factuur.

Zakelijke klanten in andere EU-landen

Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan kan het een intracommunautaire levering zijn. Dan komt het btw-id van de klant op de factuur en vermeld je dat het om een intracommunautaire levering gaat. Of dat bij jouw verkoop zo is, hangt af van de situatie. Lees btw bij verkopen via bol voor de details.

Je bent gevestigd in België

Belgische verkopers moeten sinds 1 januari 2026 facturen aan Belgische btw-plichtige bedrijven als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk versturen. Een pdf via bol wordt daarvoor niet meer geaccepteerd. Voor particuliere klanten verandert er niets. Zie Peppol en e-facturatie in België.

Wat je vandaag kunt doen

1. Pak een recente factuur en loop de tabel hierboven na. Ontbreken het bol-bestelnummer of de leverdatum?
2. Haal een IBAN, websiteadres of verwijzing naar je webshop van je factuursjabloon.
3. Controleer of je nummering opvolgend is en of geen nummer twee keer voorkomt.
4. Check of je Belgische klanten een factuur in hun taal krijgen.
5. Kijk in je verkoopaccount bij Bestellingen, Factuuraanvragen of er verzoeken openstaan.

Wil je dit niet per bestelling met de hand doen? Bkoppeling maakt bij elke zending een factuur met deze velden en uploadt die naar bol, zodat de klant hem direct in zijn account ziet.