Een factuurverzoek van bol binnen 24 uur beantwoorden

Wat is een factuurverzoek?

Bij een bestelling via bol.com betaalt de klant aan bol. bol stuurt de klant automatisch een betaaloverzicht, maar dat is geen btw-factuur van jou. Heeft de klant een echte factuur nodig, bijvoorbeeld voor zijn administratie, dan vraagt hij die aan in zijn bol-account. Dat heet een factuurverzoek of factuuraanvraag.

Iedere klant kan zo'n verzoek doen, ook iemand die niet als zakelijke klant bestelde. bol geeft bij elke bestelling wel automatisch aan of die vanuit een zakelijk account is geplaatst. Zakelijke kopers vragen het vaakst om een factuur, maar je moet op elk verzoek voorbereid zijn.

Je vindt de verzoeken in je verkoopaccount onder het tabblad Bestellingen, bij Factuuraanvragen. Daar zie je ook de gegevens die je nodig hebt om de factuur te maken.

De regel is binnen 24 uur

"factuuraanvragen moeten binnen 24 uur beantwoord worden …"

bol partnerplatform, Factuur voor zakelijke klanten

Dat is de regel zoals bol hem op het partnerplatform zet. Een paar dingen staan er niet bij, en die moet je dus niet zelf invullen:

• bol schrijft niet dat het weekend of feestdagen anders telt. Ga er daarom van uit dat de 24 uur ook dan doorlopen.
• bol noemt op die pagina geen vaste straf voor een te laat antwoord. Dat betekent niet dat het geen gevolgen kan hebben: je bent wettelijk verplicht een correcte factuur te geven aan een zakelijke klant, en een klant die blijft wachten, neemt contact op.

De veilige werkwijze is dus: behandel elk verzoek alsof de klok direct loopt, ook op zaterdag.

Werk je alleen, of ben je een paar dagen weg? Spreek dan af wie in die tijd de factuuraanvragen nakijkt, of zorg dat facturen automatisch worden geüpload. Een verzoek dat vrijdagavond binnenkomt, is maandagochtend al ruim over tijd. Hoe vaker je kijkt, hoe kleiner de kans dat er een tussendoor glipt.

Zo beantwoord je een factuurverzoek

Je beantwoordt een verzoek niet met een bericht, maar met een bestand. Het verzoek sluit pas als je de factuur uploadt.

1. Open het verzoek in je verkoopaccount bij Bestellingen, Factuuraanvragen. Je ziet de bestelling, de zending en de factuurgegevens van de klant, zoals naam, factuuradres en eventueel KvK- en btw-nummer.
2. Maak de factuur met alle verplichte gegevens: jouw gegevens, die van de klant, factuurnummer en -datum, bol-bestelnummer, leverdatum, omschrijving, bedragen en btw. De volledige lijst staat in wat moet er op een factuur voor bol staan.
3. Sla hem op als pdf van maximaal 2 MB.
4. Upload de pdf bij het verzoek, of via de Retailer API bij de zending.
5. Controleer de status. Kijk of de upload is gelukt en het verzoek is afgehandeld.

Eén factuur per zending

bol werkt met zendingen, niet met bestellingen. De API-documentatie zegt dat klanten een factuur per zending verwachten. Dat heeft drie gevolgen:

• Verstuur je een bestelling in twee zendingen, dan upload je twee facturen.
• Een zending die al een factuur heeft, krijgt geen tweede. Een nieuwe upload wordt dan geweigerd.
• Een geüploade factuur verwijderen kan alleen in het verkoopaccount, niet via de API. Heb je een fout gemaakt, verwijder dan eerst de oude factuur en upload daarna de juiste.

Moet een factuur inhoudelijk worden aangepast, bijvoorbeeld na een retour? Dan maak je een creditfactuur. Daarover gaat creditfactuur bij een retour op bol.

Statussen en uploadfouten

Wie met de Retailer API werkt, ziet bij elk verzoek een status. Dit zijn de statussen die bol in de documentatie noemt:

In de API kun je verzoeken filteren op OPEN (er is actie van jou nodig), UPLOAD_ERROR (de upload is mislukt, volgens de documentatie door een virusmelding) en ALL. Kijk dagelijks naar beide eerste lijsten, niet alleen naar OPEN.

De pdf wordt als onveilig geblokkeerd

Dit gebeurt vaker dan je denkt, bijvoorbeeld met pdf's uit sommige programma's of met ingesloten onderdelen. bol adviseert om de factuur opnieuw af te drukken als pdf, met de printeroptie "Print to PDF". Op een Mac open je het bestand in Voorvertoning en kies je Exporteer als pdf. Daarna upload je opnieuw.

Het bestand is te groot of geen pdf

bol accepteert alleen pdf, tot 2 MB. Een factuur met een groot logo of gescande bijlagen kan daarboven komen. Verklein het logo en voeg geen extra pagina's toe.

Klanten kunnen tot twee jaar terug vragen

Volgens de documentatie van de Retailer API kunnen klanten een factuur aanvragen voor bestellingen tot twee jaar terug. Dat lijkt onschuldig, maar er zit een addertje onder het gras: de factuurgegevens van de klant zijn via de API niet meer beschikbaar als de bestelling ouder is dan een maand. Ook het e-mailveld is na 61 dagen leeg.

Krijg je dus een verzoek voor een bestelling van een jaar geleden, dan moet je de gegevens zelf nog hebben. Daarom is het verstandig om bij elke zending meteen de factuur te maken en te bewaren. Je bent toch al verplicht om facturen minstens zeven jaar te bewaren.

Voorkom verzoeken door bij de zending te uploaden

De beste manier om een factuurverzoek te beantwoorden, is zorgen dat het niet komt. bol schrijft zelf dat je facturen direct na verzending via de Retailer API kunt uploaden, en dat je zo factuuraanvragen voorkomt. De klant ziet de factuur dan meteen in zijn account staan.

Let op: dit vooraf uploaden kan alleen via de API, niet met de hand in het verkoopaccount. De API-documentatie zegt dat met zoveel woorden. Wie alles met de hand doet, kan dus alleen reageren op verzoeken die al binnen zijn.

Zo ziet een werkwijze eruit die verzoeken grotendeels voorkomt:

1. Bij elke zending wordt automatisch een factuur gemaakt met de gegevens van dat moment.
2. De pdf wordt via de API bij de zending geüpload.
3. De factuur wordt bewaard, zodat je hem later nog hebt.
4. Verzoeken die toch binnenkomen, bijvoorbeeld voor oude bestellingen, worden direct beantwoord met de bewaarde factuur.
5. Een upload die mislukt, levert een melding op, zodat je binnen de 24 uur kunt ingrijpen.

Dit is precies wat Bkoppeling doet: de factuur wordt bij de zending gemaakt en geüpload, en openstaande verzoeken worden automatisch beantwoord.

Mag je bij de factuur om een review vragen?

Ja, binnen grenzen. bol staat toe dat je een klant die om een btw-factuur vraagt, wijst op de mogelijkheid een beoordeling achter te laten, zonder te sturen op de hoogte of inhoud ervan. Een aparte mail met een reviewverzoek mag niet. Hoe je dat netjes doet, lees je in reviews vragen op bol: wat mag wel en niet.

Wat je vandaag kunt doen

1. Open in je verkoopaccount Bestellingen, Factuuraanvragen en beantwoord wat openstaat.
2. Controleer of er verzoeken met een uploadfout zijn en upload die opnieuw.
3. Check of je facturen pdf's onder 2 MB zijn.
4. Zorg dat je de factuurgegevens van elke zending zelf bewaart, want bol toont ze na een maand niet meer.
5. Kies een werkwijze met upload bij de zending, zodat verzoeken niet meer op je bord komen.