Creditfactuur bij een retour via bol: wanneer en hoe?

Het korte antwoord

Een creditfactuur (of creditnota) maak je als je een verkoop geheel of gedeeltelijk terugdraait nadat je er al een factuur voor hebt gemaakt. Bij verkopen via bol.com gebeurt dat vooral bij retouren. Je past de oude factuur niet aan en je verwijdert hem ook niet. Je maakt een nieuwe factuur met negatieve bedragen die naar de oude verwijst. Zo blijft je administratie sluitend en kun je de btw die je te veel hebt afgedragen terugkrijgen.

In dit artikel lees je wanneer je een creditfactuur maakt, wat erop moet, hoe je de btw corrigeert en wat bol wel en niet voor je doet.

Wanneer maak je een creditfactuur?

De retourstatussen in de tabel komen van bol. Kies je bij een retour "Retour goed ontvangen", dan betaalt bol de klant terug. Je krijgt dan geen uitbetaling voor dat artikel en betaalt er ook geen commissie over. Was je al uitbetaald, dan verrekent bol het bedrag op je volgende verkoopfactuur.

Wat er op een creditfactuur moet

Een creditfactuur is een factuur die een eerdere factuur wijzigt. De Belastingdienst zegt dat je bij zo'n wijziging een vereenvoudigde factuur mag gebruiken. Daarop moeten in elk geval staan:

• de datum waarop je de creditfactuur uitreikt;
• je naam en adres;
• welke goederen het betreft;
• het btw-bedrag, of de gegevens om het uit te rekenen;
• de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

In de praktijk zet je er beter alle gewone factuurgegevens op. Dan is de creditfactuur een spiegelbeeld van de oorspronkelijke factuur en zie je in één oogopslag wat er gebeurde. Neem daarom ook op:

• een duidelijke titel, zoals "Creditfactuur";
• een eigen factuurnummer (zie hieronder);
• het bol-bestelnummer, zodat je de creditfactuur makkelijk terugvindt;
• de naam en het adres van de klant, zoals op de oorspronkelijke factuur;
• per regel het aantal en de omschrijving van wat terugkwam;
• de bedragen exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, als negatieve bedragen;
• bij een zakelijke klant in het buitenland dezelfde btw-nummers en vermeldingen als op de oorspronkelijke factuur.

Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur. Een retour van een artikel waarover je 21% rekende, crediteer je ook tegen 21%. Rekende je Belgische btw via de OSS, dan crediteer je ook tegen het Belgische tarief.

Zet op de creditfactuur, net als op een gewone factuur voor een bol-bestelling, geen rekeningnummer. bol regelt de terugbetaling aan de klant; de klant hoeft niets aan jou over te maken en jij niets aan de klant.

Nummering

Ook een creditfactuur krijgt een factuurnummer. De regel van de Belastingdienst is: factuurnummers zijn opeenvolgend, je mag één of meer reeksen gebruiken, en elk nummer mag maar één keer voorkomen.

Je hebt twee gangbare keuzes:

1. Dezelfde reeks als je facturen. Factuur 2026-0412 wordt gevolgd door 2026-0413, en dat kan een creditfactuur zijn. Eenvoudig, maar facturen en creditfacturen staan door elkaar.
2. Een eigen reeks voor creditfacturen. Bijvoorbeeld C2026-0001, C2026-0002. Overzichtelijk, en toegestaan omdat je meer dan één reeks mag gebruiken.

Wat niet mag: de creditfactuur het nummer van de oorspronkelijke factuur geven. Elk nummer mag maar één keer voorkomen.

Een voorbeeld

Een klant in Nederland bestelt via bol twee artikelen: een lamp van € 30,25 en een snoer van € 12,10, beide inclusief 21% btw. Jij maakte factuur 2026-0412. De klant stuurt het snoer terug en jij verwerkt de retour als "goed ontvangen".

De lamp blijft gewoon verkocht. Factuur 2026-0412 blijft ongewijzigd in je administratie staan, en de creditfactuur ernaast.

De btw corrigeren in je aangifte

De Belastingdienst zegt het zo: bij een prijsvermindering of bij het annuleren of ontbinden van de overeenkomst verwerk je de teruggaaf in de btw-aangifte over het tijdvak waarin dat gebeurde. Je zet het in rubriek 1a (hoog tarief) of 1b (laag tarief) als negatief btw-bedrag, met de omzet ook als negatief bedrag.

Concreet: verkocht je het snoer in maart en kwam het in april terug, dan hoort de correctie in je aangifte over het tweede kwartaal. Je hoeft je aangifte over het eerste kwartaal niet aan te passen. Je verrekent het gewoon in het kwartaal van de retour.

Wat bol wel en niet doet

Dit is waar verkopers vaak van uitgaan, en hoe het volgens de pagina's van bol zit:

• bol betaalt de klant terug. Dat regelt bol namens jou bij de status "Retour goed ontvangen".
• bol verrekent het met jou. Retouren worden verrekend op je verkoopfactuur in de periode waarin je de retour verwerkt. bol houdt de eerder uitbetaalde verkoopprijs in en corrigeert de commissie.
• bol maakt geen creditfactuur voor jou. De verkoopfactuur van bol is de afrekening tussen jou en bol, geen factuur aan de klant. Je creditfactuur aan de klant maak je zelf.
• Je kunt een creditfactuur niet bij bol uploaden. Via de Retailer API upload je één factuur per zending, als pdf van maximaal 2 MB. Een zending die al een factuur heeft, krijgt geen tweede. Een geüploade factuur verwijderen kan alleen in je verkoopaccount, niet via de API. Over creditfacturen zegt de documentatie niets.

Moet je de creditfactuur naar de klant sturen?

bol noemt creditfacturen niet in de regels voor communicatie met klanten. Wel staat er dat je geen e-mail of post naar klanten stuurt "als dat niet nodig is voor de afhandeling van een bestelling". Wij raden daarom aan: bewaar de creditfactuur in je administratie, en stuur hem alleen als de klant erom vraagt of hem echt nodig heeft, bijvoorbeeld een zakelijke klant die de btw ook moet corrigeren. Zet er nooit een reviewverzoek of iets anders bij.

Bkoppeling maakt automatisch een creditfactuur als je een retour als "goed ontvangen" verwerkt (met de instelling creditfactuur bij retour, die standaard aanstaat), met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en het juiste btw-tarief. Lees meer bij automatische btw-facturen.

Stappenplan bij een retour

1. Ontvang de retour en controleer het artikel.
2. Verwerk de retour binnen 7 dagen in je verkoopaccount met de juiste status.
3. Is de status "goed ontvangen", maak dan een creditfactuur voor de teruggestuurde artikelen, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
4. Geef de creditfactuur een nieuw nummer, in je gewone reeks of in een eigen creditreeks.
5. Verwerk het negatieve bedrag in de btw-aangifte over het tijdvak van de retour.
6. Controleer op de volgende verkoopfactuur van bol dat de verkoopprijs is ingehouden en de commissie gecorrigeerd.