Peppol en e-facturatie in België: wat moet je als bol-verkoper doen?

Het korte antwoord

België heeft e-facturatie verplicht gemaakt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Elke factuur die vanaf 1 januari 2026 wordt opgemaakt, moet dan een gestructureerde elektronische factuur zijn, ook als de levering eerder plaatsvond. Een pdf per mail of via een platform is niet meer genoeg.

Voor verkopers op bol.com betekent dat: ben je in België gevestigd en koopt een Belgisch bedrijf bij je, dan stuur je de factuur via het Peppol-netwerk. bol doet dat niet voor je. Hieronder lees je wie er precies onder valt, wat Peppol is, wat bol erover schrijft en welke stappen je zet. We zeggen er ook bij wat nog niet duidelijk is.

Wie valt eronder?

Verkoop je alleen aan particulieren, dan hoef je zelf geen e-facturen te sturen. Als Belgisch bedrijf moet je ze wel kunnen ontvangen van je leveranciers.

Wat is Peppol?

Een gestructureerde e-factuur is geen pdf. Het is een bestand met vaste velden (wie, wat, hoeveel, welk btw-tarief) dat de software van de verkoper rechtstreeks naar de software van de koper stuurt. De koper hoeft niets over te typen.

Peppol is het netwerk waarlangs die facturen gaan. Je kunt het vergelijken met een telefoonnetwerk: je software maakt verbinding via een toegangspunt (access point) en kan dan elke andere aangesloten partij bereiken. Een paar dingen om te weten:

• Het formaat is in principe Peppol BIS, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Een ander formaat mag alleen als beide partijen het eens zijn en het ook aan die norm voldoet.
• Je klant is te vinden via de Peppol Directory. Volgens de Belgische overheid hoef je je klant niet om een Peppol-ID te vragen.
• De overheid houdt op einvoice.belgium.be een lijst bij van software die e-facturen kan versturen en ontvangen, en van gecertificeerde dienstverleners voor de toegang tot Peppol. Ze zegt er wel bij dat die lijst niet volledig is en geen aanbeveling.

Wat bol erover schrijft

bol behandelt dit op de pagina over facturen voor zakelijke klanten. De kern:

"Je verstuurt de e-factuur rechtstreeks naar de klant via het Peppol-netwerk, zonder tussenkomst van bol."

bol Partnerplatform, Factuur voor zakelijke klanten

Op dezelfde pagina staat dat een btw-factuur via het platform voor deze verkopen niet meer wordt geaccepteerd, en dat de plicht alleen geldt voor verkopen aan Belgische zakelijke klanten. bol raadt Belgische partners aan hun factuursysteem aan te passen, bijvoorbeeld door aan te sluiten op een Peppol-toegangspunt.

Wat er in de praktijk verandert

Neem een verkoper uit Gent die via bol bureaulampen verkoopt. Op één dag komen er drie bestellingen binnen:

• Een particulier uit Antwerpen. Hier verandert niets. De verkoper maakt de factuur zoals altijd en zet die bij de zending.
• Een particulier uit Utrecht. Ook hier verandert niets aan de manier van factureren. Wel gelden de gewone btw-regels voor afstandsverkopen binnen de EU.
• Een architectenbureau uit Leuven met een Belgisch btw-nummer. Dit is nieuw. Een pdf via bol is voor deze verkoop niet meer genoeg. De verkoper maakt de factuur in software die met Peppol werkt en verstuurt hem via het Peppol-netwerk rechtstreeks naar het bureau.

Het verschil zit dus niet in het artikel of in de prijs, maar alleen in de manier waarop de factuur bij de klant komt. De inhoud van de factuur blijft wat hij was: dezelfde gegevens, hetzelfde btw-tarief, dezelfde bedragen. Alleen het formaat en de weg zijn anders.

Voor de verkoper betekent dat een extra controle bij elke bestelling: is dit een Belgisch bedrijf? Zo ja, dan gaat de factuur via Peppol. Hoe beter je dat bij de bestelling al herkent, hoe minder je achteraf hoeft te herstellen. Ging een factuur aan een Belgisch bedrijf toch als pdf, vraag je boekhouder dan hoe je dat rechtzet.

Nederlandse verkopers met Belgische zakelijke kopers

De Belgische overheid schrijft in haar vragen en antwoorden dat btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en daar geen vaste inrichting hebben, niet onder de verplichting vallen. Dat geldt zelfs als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd. Ze voegt eraan toe dat de wet op dit punt nog wordt aangepast. bol spreekt op zijn pagina steeds over "Belgische partners".

Voor een Nederlandse verkoper zonder vestiging in België verandert er dus op dit moment niets: je factuur aan een Belgisch bedrijf maak en upload je zoals je gewend bent. Meestal is dat een intracommunautaire levering tegen 0%; zie btw bij verkopen via bol.

Twee kanttekeningen. Ten eerste: de wet kan op dit punt nog veranderen, dus houd einvoice.belgium.be in de gaten. Ten tweede: je klant moet sinds 2026 e-facturen kunnen ontvangen. Het kan zijn dat een Belgische zakelijke klant je vraagt of je ook via Peppol kunt factureren, ook al ben je daar niet toe verplicht.

De tijdlijn

• 1 januari 2026: gestructureerde e-facturatie verplicht tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
• Eerste drie maanden van 2026: de FOD Financiën gaf een tolerantieperiode. Bedrijven die te goeder trouw en op tijd stappen hadden gezet, kregen geen boete als ze nog niet klaar waren. Die periode is voorbij.
• 2028: e-reporting, waarbij factuurgegevens bijna direct naar de belastingdienst gaan, staat in het federale regeerakkoord. Het is nog niet in de wet omgezet.
• 1 juli 2030: digitale rapportage voor grensoverschrijdende B2B-leveringen in de EU (ViDA).

Stappen voor Belgische bol-verkopers

1. Zoek uit hoeveel zakelijke klanten je hebt. Kijk in je bestellingen naar factuuradressen met een bedrijfsnaam of een btw-nummer. bol schrijft dat je het btw-nummer van de klant niet op de factuur hoeft te zetten als het niet bekend is; je ziet het dus niet altijd. Twijfel je, zoek het bedrijf dan op in de Peppol Directory.
2. Kies software die Peppol ondersteunt. Gebruik je al een boekhoudpakket, kijk dan of het op de lijst van einvoice.belgium.be staat en of het zowel kan versturen als ontvangen. Staat het er niet op, vraag je leverancier of het eraan komt.
3. Zorg dat je zelf ook kunt ontvangen. Ook als Belgisch bedrijf moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.
4. Splits je facturen. Verkoop aan Belgische particulieren: factuur zoals je gewend bent, via bol. Verkoop aan Belgische bedrijven: e-factuur via Peppol, rechtstreeks aan de klant.
5. Leg vast wat je met factuurverzoeken doet. Vraag bij bol na hoe je een factuurverzoek van een Belgisch bedrijf afsluit, nu een pdf via het platform niet meer wordt geaccepteerd.
6. Bewaar alles. De e-factuur is je officiële factuur. Zorg dat hij in je administratie terechtkomt.

Eerlijk over ons eigen product: Bkoppeling verstuurt zelf (nog) geen facturen via Peppol. Je kunt het wel gebruiken voor je verkopen aan particulieren en, als Nederlandse verkoper, voor je zakelijke klanten in België. Voor Belgische B2B-facturen heb je als Belgische verkoper een pakket met Peppol nodig. De factuurgegevens kun je exporteren naar je boekhouding; zie btw, OSS, verlegd en KOR.